Förberedelserna för inlämnande av anbud till en upphandling bör starta långt innan förfrågningsunderlaget till upphandlingen publiceras. Hur långt innan styrs till stor del av upphandlingens storlek och komplexitet.
Det kan också diskuteras vad som räknas in i begreppet förberedelser. Relationer och lobbying kan exempelvis räknas som förberedelser men är något som alltid är pågående, oavsett om en upphandling är nära förestående eller ej.
SÅ MYCKET SOM MÖJLIGT KLART INNAN PUBLICERING
En stor upphandling kräver mycket arbete. Tiden mellan publicering av förfrågningsunderlaget och inlämnande av anbud är dessvärre ofta kort. Detta gör förberedelsefasen extra viktig. Så mycket som möjligt av arbetet med upphandlingen bör vara gjort innan förfrågningsunderlaget publiceras.
Detta kommer främja kvalitet och er förmåga att möte deadlines.
RELATIONER OCH KUNSKAP
Förberedelsearbetet möjliggörs till stor del av en god relation med kunder och upphandlande enheter. Genom den relationen kan man som anbudsgivare då ofta veta till stor del vad som ska komma i upphandlingen.
Finns kunskapen tidigt gällande exempelvis vilka skallkrav och beskrivningar som krävs så kan arbetet med detta starta innan förfrågningsunderlaget har publicerats.
STRUKTUR - OPTIMERA ARBETSPROCESSEN
Det är viktigt att ha en intern struktur kring hur företaget arbetar med upphandlingar och dess förberedelser. Det bör finnas en tänkt tidslinje och en arbetsprocess som möjliggör tidslinjen. Många steg i processen är beroende av varandra och måste göras i ordning, andra kan göras parallellt.
Att optimera denna struktur och arbetsprocess är avgörande för att lämna in ett bra anbud i rätt tid. I motsats kommer ett ostrukturerat arbetssätt leda till tids- och resursslöseri samt missade möjligheter.
Vi har erfarenhet av att optimera arbetsprocesser för att vara maximalt förberedda inför varje upphandling. Kontakta oss gärna för att höra hur vi kan hjälpa er i ert arbete.
