Att skapa anbud
Är det ett stort anbud ställer det särskilda krav på teamarbete. Alla måste bidra med sin styrka på optimalt vis till teamet och processen, det ska finnas en struktur för vem som gör vad och hur prioritering sker. En tids-/processlinje som klargör vem som gör vad och när saker ska vara klara upprättas i början av processen.
SalesKey säkerställer att anbudsprocessen koordineras, följs upp och kontinuerligt utvecklas samt att teamet tillsammans lämnar in ett starkt och korrekt anbud i tid.
Nedan beskrivs några av de centrala delarna i skapandet av anbud.
Rätt resurser
Identifiera och koordinera rätt resurser.
Vid upphandling av tjänster, ex. revisorer eller advokater, är dessa resurser personer. SalesKey fungerar då som en projektledare med helhetssynen och säkerställer att alla personer har de kompetenser som efterfrågas och tittar på hur väl de kompletterar varandra.
Vid rena produkter handlar det om att identifiera de produkter som ska åberopas för att vara konkurrenskraftiga. En viktig del i SalesKeys arbete är att tydligt förklara förfrågan och ha en dialog med er om vad som verkligen krävs för att nå framgång.
Krav
En viktig del i skrivandet av anbudet är att tillse att alla krav är uppfyllda och korrekt beskrivna. Det räcker inte med att uppfylla dem utan de måste vara korrekt beskrivna i enlighet med upphandlingsunderlaget för att accepteras som uppfyllda. De kan även ge en stor fördel i utvärderingen.
Vidare måste all dokumentation som efterfrågas lämnas in, annars kan det ses som avvikande från skallkraven och anbudsgivaren kan bli utesluten.
Beskrivningar och certifieringar
Efterfrågade beskrivningar måste skapas om de inte redan finns. Formuleringarna kan vara avgörande för vinst eller förlust i anbudet.
Vid en beskrivning av exempelvis kvalitet gäller det att förstå vad som efterfrågas och verkligen “ticka av” allt som begärs. Då utvärdering av en beskrivning ofta är subjektivt är det kritiskt att förstå vad som verkligen är viktigt för upphandlaren och vad de uppskattar.
Certifieringar och liknande som kan krävas vid en upphandling är t.ex. ISO-certifiering. Då ska det lämnas in bevis på detta. Om detta inte innehas kan ofta en beskrivning eller policy om hur man arbetar med området i fråga (ex. miljö) accepteras.
Att inhämta referenser som kan krävas bör ske tidigt i processen och i samråd med eventuell kundansvarig. Detta eftersom det kan vara en känslig fråga och det kan också ta tid att få svar ibland.
Fallgropar
En vanlig fallgrop vid skrivandet av anbud i offentliga upphandlingar är reserveringar. De är grund för uteslutning/diskvalificering av ert anbud från den upphandlande enheten. Även om anbudet med en reservering inte blir diskvalificerat så kan en konkurrent och annan anbudsgivare välja att överklaga er eventuella vinst på grund av en reservering.
Exempel på en reservering: krav ställs på att en produkt ska levereras 2020-12-31. Anbudsgivaren har i sitt anbud bekräftat leverans till 2020-12-31, vid inkommen beställning 2020-09-31. Datumkravet på beställningen är då en reservering och grund för uteslutning. Reserveringar ska aldrig göras i anbudet utan eventuella oklarheter (som ofta är varför reserveringar görs) ska upptäckas tidigt i processen och sedan klargöras via frågor och svar.
Frågor och svar
Att på ett effektivt vis hantera Frågor och svar vid en offentlig upphandling kan spela en avgörande roll för att minimera osäkerheter och i vissa fall även få igenom dispenser och/eller avvikelser från krav.
Vid en första genomgång av förfrågningsunderlaget gäller det att snabbt identifiera oklarheter och eventuella orimliga krav. Ska en fråga ställas ska den vara övertydlig i sin formulering så att svaret inte kommer lämna några oklarheter.
Frågor och svar är offentliga för alla som är med i upphandlingen, detta måste beaktas. Det finns tillfällen då anbudsgivaren av taktiska skäl bör ställa frågor i sista stund för att inte ge andra anbudsgivare tid att förbereda sig för eventuella ändringar som svaret kommer innebära, eller kunna ställa följdfrågor. Dock kan givetvis inte heller anbudsgivaren själv då ställa följdfrågor men vid vissa tillfällen och rätt genomtänkt så kan det vara en taktik. Vid andra frågor kanske de ska ställas så snabbt som möjligt. Det viktiga är tänka på detta och ha en taktik för det.
Vill ni ha hjälp med era anbud? Kontakta oss
Vi tar gärna ett första möte med er för att förstå era behov och berätta hur vi kan hjälpa er.
Fyll i information bredvid eller skicka ett mail till:
